Normas de uso del Canal Interno
- Introducción
Confide Correduría de Seguros y Reaseguros, S.A. (en adelante “Confide”, “la empresa” o “la Compañía”), dando cumplimiento a sus principios de buena gobernanza y a sus obligaciones normativas, habilita un Canal interno de Comunicación de información (en adelante “Canal interno”), a través del cual, cualquier persona física que sea conocedora en un contexto laboral o profesional (en adelante “informantes”), de una infracción de la normativa reguladora vigente al momento de los hechos, pueda dar a conocer la existencia de esta.
Asimismo, la Compañía garantiza un tratamiento bajo parámetros de confidencialidad, y evitando en todo caso, cualquier posible represalia contra el informante o personas que puedan tener relación con el mismo.
El objetivo es proteger a las personas que informan sobre vulneraciones del ordenamiento jurídico en el marco de una relación profesional.
- Principios básicos del Canal
A continuación, se detallan los principios generales básicos que rigen el funcionamiento del presente Canal interno.
- Accesibilidad e integración de los Canales internos de la Compañía.
- Posibilidad de realizar comunicaciones anónimas.
- Buena fe.
- Respeto y protección.
- Derecho a la información.
- Apoyo de personas formadas.
- Diligencia y celeridad.
- Trato justo.
- Protección ante posibles represalias.
- Colaboración.
- Adopción de medidas cautelares cuando proceda.
- Vigilancia de la salud.
- ¿Quién puede acudir al Canal?
Podrá hacer uso del presente Canal, cualquier persona física que haya obtenido información sobre infracciones por parte de Confide, en un contexto laboral o profesional.
Pueden hacer uso de este medio, las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena; los autónomos; los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos; o cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subconstratistas y proveedores.
Asimismo, pueden realizar comunicaciones aquellas personas que hayan obtenido información sobre infracciones en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada; voluntarios; becarios; trabajadores en periodos de formación, con independencia de si reciben una remuneración; aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o negociación contractual; así como los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
- ¿Qué se puede comunicar o denunciar?
Los informantes podrán trasladar comunicaciones relacionadas con:
- Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
- Acciones u omisiones que puedan constituir una infracción penal o administrativa grave o muy grave, entendiéndose incluidas en todo caso las infracciones penales o administrativas que impliquen un quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
Asimismo, a través de este medio podrán ser comunicadas aquellas acciones y omisiones que se hayan producido, se estén produciendo o exista el riesgo de que se puedan producir, actuaciones antijurídicas o delictivas, en especial alguna de las conductas que conlleven riesgo penal, y/o relacionadas en el Código Ético y de Conducta, así como que se estén incumpliendo los controles previstos para evitar la realización de dichos comportamientos.
En relación con las situaciones de acoso sexual o por razón de sexo, a través del Canal interno de comunicación de informaciones podrán ser comunicadas aquellas situaciones relacionadas con esta materia, producidas en el entorno laboral. Finalmente, también se podrá hacer uso de este canal para comunicar a la Compañía la existencia de una conducta irregular, que incumpla o vulnere la normativa aplicable a la distribución de seguros y reaseguros.
- ¿Cómo funciona el Canal?
El informante, en el momento de realizar la comunicación, podrá facilitar la dirección de un domicilio, correo electrónico o lugar seguro, a efectos de recibir notificaciones relacionadas con la comunicación realizada.
Cuando se facilite dicha información, el informante recibirá un acuse de recibo de la comunicación realizada, en un plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción, excepto en aquellos casos en que remitir dicho acuse de recibo pueda poner en peligro la confidencialidad de la información.
Será necesaria la aceptación de las presentes “Normas de Uso”, así como de la “Política de Privacidad del Canal Interno” para poder completar el formulario y enviarlo para su evaluación y posterior tramitación.
Durante la tramitación de la comunicación se podrá mantener la comunicación con el informante (en los casos en que se conozca su identidad), si se considera que resulta necesario para solicitar información adicional.
Una vez recibida la comunicación, se procede al trámite de admisión, en el que después de un análisis preliminar, se decide si:
- Admitir a trámite la comunicación;
- Solicitar al informante, cuando sea posible, la subsanación de la comunicación en un periodo de diez días naturales, cuando no se disponga de información suficiente para continuar con la tramitación de la misma;
- Inadmitir a trámite la comunicación, siempre de manera motivada, si concurre alguna de las causas tasadas que a tal efecto se prevén.
- Comunicar de manera inmediata la información al Ministerio Fiscal si la conducta pudiera ser constitutiva de delito; o a la Fiscalía Europea en aquellos casos en que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea;
- Remisión a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación.
En caso de que la comunicación sea admitida a trámite, comienza la fase instructora, cuya duración no podrá superar el periodo de 3 meses, a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de no haber sido facilitado el acuse de recepción al informante, a los 3 meses a partir del vencimiento del plazo de 7 días después de haber sido efectuada la comunicación. En aquellos casos de especial complejidad, que de motivadamente requieran una ampliación del plazo, el mismo se podrá extender por un periodo máximo de 3 meses adicionales.
La fase de instrucción culminará con la emisión de un informe, realizado por el Responsable de la instrucción, a partir del cual se acordará alguna de las siguientes opciones:
- El archivo del expediente.
- El inicio del procedimiento sancionador, sin perjuicio de poner los hechos en conocimiento del Ministerio Fiscal o de la Fiscalía Europea si es en ese momento cuando se detecta que pueden ser constitutivos de delito, junto con la adopción de medidas correctoras cuando proceda.
- La remisión de la información a otra autoridad u organismo competente, si así procede.
También serán adoptadas aquellas medidas preventivas que se consideren necesarias para evitar que la situación se repita.
Una vez cerrado el expediente, y en un plazo no superior a 30 días naturales, la persona encargada de tramitar e investigar la comunicación, realizará un seguimiento sobre los acuerdos adoptados.
- Confidencialidad del denunciante
El Canal Interno está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero que sea mencionado en la comunicación, de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, así como de la protección de datos, impidiendo el acceso a dicha información por parte de personal no autorizado.
El Canal interno garantiza que las comunicaciones presentadas puedan ser tratadas de manera efectiva dentro de la Compañía, asegurando su independencia y diferenciación tanto dentro de la Compañía, como respecto a los Sistemas de información de otras entidades u organismos.
Las personas que comuniquen o revelen infracciones del Derecho de la Unión Europea indicadas en el presente reglamento, así como de acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, veraces y de acuerdo los requisitos indicados en este documento tendrán derecho a protección durante un periodo de dos años, ampliable en caso de justificación.
Esta misma protección quedará ampliada a las personas físicas que, en el marco de la Compañía en la que presta servicios el informante, asista al mismo en el proceso; a las personas físicas relacionadas con el informante y que puedan ser objeto de represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante; y las personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga relación en un contexto laboral, o que ostente una participación significativa, con capacidad de influencia en la persona jurídica participada.